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Kategorie: Infocenter

Erstellt: 24. Februar 2025

Umstellung von Fax auf digitale Übermittlung zum 30.06.2025 – Mehr Effizienz und Sicherheit

Ab sofort kann der Stapelversand der für Mareon bestimmten Dokumente (Stundenzettel, Aufmaße etc.) alternativ zum Fax auch per E-Mail an Mareon übermittelt werden.

Die E-Mail- Adresse hierzu finden Sie auf dem Fax-Deckblatt oder den Stundenzetteln. 

Um diese neue Funktion zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen handelsüblichen WLAN-fähigen Multifunktionsdrucker, der Dokumentenstapel einscannen kann. Legen Sie den Dokumentenstapel wie gewohnt in Ihr Faxgerät und nutzen Sie anstelle des Faxversands den E-Mail-Versand. Ihr Faxgerät scannt das Dokument ein und versendet es als E-Mail an die ausgewählte E-Mail-Adresse. Gegebenenfalls ist eine einmalige Konfiguration der Absender-E-Mail in Ihrem Gerät erforderlich.

Ihre Vorteile:

• Schnellere Verarbeitung – Dokumente werden ohne Verzögerung digital erfasst und weiterverarbeitet
• Mehr Sicherheit – Kein Risiko von Übertragungsfehlern oder unleserlichen Faxdokumenten
• Flexibilität – Dokumente können von überall per E-Mail gesendet oder manuell hochgeladen werden
• Kostenersparnis – Keine Faxkosten mehr, da die Übermittlung per E-Mail erfolgt
• Automatische Zuordnung – Der QR-Code trennt weiterhin die einzelnen Vorgänge und sorgt für eine reibungslose Verarbeitung und Verknüpfung mit den entsprechenden Aufträgen und Rechnungen

Warum wird das Fax ab dem 30.06.2025 abgeschaltet?
Die Fax-Technologie ist veraltet und wird von vielen Anbietern nicht mehr unterstützt. Zudem führt sie häufig zu Übertragungsproblemen, Verzögerungen und zusätzlichem manuellen Aufwand. Digitale Übertragungswege wie E-Mail und Direkt-Uploads sind nicht nur schneller und sicherer, sondern ermöglichen auch eine effizientere Dokumentenverarbeitung. So wird die gesamte Auftragsabwicklung optimiert und an moderne Anforderungen angepasst.

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Kategorie: Infocenter

Erstellt: 17. Dezember 2024

Bisher war das Univsersalmapping nur für Kreditoren verfügbar, die per Schnittstelle angebunden sind (Elektronisch). Diese Funktion stellen wir nun auch für Kreditoren bereit, für welche Sie Rechnungen per Mail oder Importfunktion in das Rechnungsportal laden (Import).

Im Rahmen dessen wurde im Rechnungsportal die Seite „Partner“ entfernt und durch die neue Seite „Mapping ersetzt:

Ziel des Mappings:

Das Ziel des Mappings ist es, Rechnungen auf Basis bestimmter Daten automatisch den richtigen Mandanten, Versorgerverträgen, Aufträgen oder Sachkonten zuzuordnen.

Vorgehen zur Einrichtung eines neuen Mappings: 

Die neue Funktionalität auf der "Mapping"-Seite ermöglicht es, pro Kreditor (einschließlich der elektronisch angebundenen sowie jetzt auch neu der Import-Kreditoren) ein Mapping hochzuladen.

  1. Mapping importieren

  2. Auswahl des Übertragungswegs

Überträgt der Rechnungssteller die Rechnungen per Mail, oder laden Sie die Rechnungen selbst im Portal hoch, setzen Sie unter „Rechnungssteller“ den Punkt bei „Import“. Wenn der Rechnungssteller per Schnittstelle an das Rechnungsportal angebunden ist, setzen Sie den Punkt bei „Elektronisch“.

  3. Auswahl des Rechnungsstellers

Im Dropdown-Menü können Sie den Rechnungssteller auswählen, für welchen Sie das Mapping anlegen wollen.

  4. Auswahl des Objektfelds, über welches gemappt werden soll

Ein Objektfeld ist ein vom Rechnungssteller in der Rechnung mitgegebenes Feld.

Mit dem Mapping kann ein Objektfeld zu einem Mandanten, einer ERP-Vertragsnummer (wie z.B. Versorgervertrag oder Auftragsnummer) oder anderen relevanten Angaben wie beispielsweise einem Sachkonto und einer Wirtschaftseinheit im ERP-System zugeordnet werden.

Verfügbare Objektfelder: Abrechnungseinheit, Kassenzeichen, Aktenzeichen, Vertragsnummer, Liegenschaft, Kundennummer, Kontierung, Objekt/Wirtschaftseinheit und können bei Anlage eines neuen Mappings ausgewählt werden.

Optional kann zu jedem Objektfeld eine Musterdatei heruntergeladen werden.

  5. Befüllen des Mappings

Es müssen alle Objektfelder eines Mappings verpflichtend befüllt werden und mindestens ein Ausgangsfeld.

Verfügbare Ausgangsfelder: ERP-Vertragsnummer, Wirtschaftseinheit, Vertragseinheit, Objekt, Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Kontenschlüssel.

Zusätzliche Hinweise:

•         Die Überschriften der Tabelle dürfen nicht verändert werden.
•         Pflichtfelder: Objektfeld, Organisationseinheit, ein Ausgangsfeld, Gültig ab
•         Die verfügbaren Organisationseinheiten können Sie sich mit klick oben rechts im Dialogfeld auf „Organisationseinheiten anzeigen“ lassen
•         Alle bestehenden Mappings wurden migriert und funktionieren weiterhin.
  
  

Mapping Beispiel mit Objektfeld Liegenschaft

Wenn eine Rechnung nun mit der Liegenschaft 01/234 und der Leistungsart-ID ABC im Rechnungsportal ankommt, durchsucht die Verarbeitungslogik das hochgeladene Mapping und sucht nach Daten. Existiert ein Eintrag mit der Liegenschaft 01/234 und der passenden Leistungsart-ID ABC, wird in diesem Fall der Mandant 1 vorbelegt, dazu wird die ERP-Vertragsnummer V0001_1 und das Sachkonto 999 an das ERP-System gesendet.

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Kategorie: Infocenter

Erstellt: 17. Dezember 2024

In der Mareon Web-APP werden die Mietertermine nun direkt in der Übersichtsliste der Aufträge angezeigt.

Abb. Mietertermin in Übersichtsliste

Eine Filterung ermöglich die Suche nach:

• nur Aufträge ohne Mietertermin
• nur Aufträge mit Mietertermin
• nur Aufträge mit Mietertermin im Zeitraum - Hier können Aufträge pro Tag oder für einen Zeitraum abgefragt werden

Die Sortierung selbst erfolgt weiterhin über das Datum der Auftragserteilung.

Abb. Filterung aufrufen

Abb. Filterung nach Aufträgen mit und ohne Mietertermin

Aus Platzgründen ist der Abruf der Mareon Meldungen in das Benutzermenü umgezogen.

Abb. Abruf von Meldungen

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Kategorie: Infocenter

Erstellt: 16. Oktober 2024

Mareon Web APP im neuen Design

Liebe Mareon-Kunden,

wir freuen uns, Ihnen unsere Mareon Web APP ab dem 08.11.2024 mit einer neuen Benutzeroberfläche präsentieren zu können. Diese Anpassungen zielen darauf ab, eine einheitliche und ansprechende Erfahrung für alle Aareon-Produkte zu schaffen.

Was ändert sich?

 ALLGEMEINES:

• Schriften und Farben: Wir haben neue Schriftarten und Farben eingeführt, um eine konsistente visuelle Identität über die gesamte Aareon Produktpalette zu gewährleisten
• Die technologische Basis der APP wurde wesentlich überarbeitet und verbessert, dabei bleiben aber die fachlichen Funktionalitäten unverändert und intuitiv erhalten
• Dies trägt dazu bei, dass Sie sich weiterhin vertraut fühlen und wie gewohnt die Vorteile unserer Plattform nutzen können

 AUFTRAGSÜBERSICHT:

Abb. Übersicht Aufträge

•  Die Hauptnavigation über die Sidebar wurde zugunsten eines schnelleren Zugriffs entfernt, damit sind jetzt alle Filter auf der Übersichtsliste schneller zu erreichen
• Alle Filterwerte sind nach Klick auf die Filter-Button über sogenannte „Bottom Sheets“ auswählbar
  • VON: Auswahl der Auftraggeber (1)
  • STATUS: Auftragsstatus (2)
  • LABEL: Auftragslabel (3)

Abb. Filter Auftragsstatus

•  Auftragsstatus ist farblich unterschiedlich abgesetzt und mit geeigneten Icons bestückt
• Absprung über die Adresse nach Google-Maps direkt aus der Auftragsübersicht
• Die Suche nach Aufträgen über die Auftragsnummer, Adresse, Mieter oder Meisterbereich ist jetzt ebenfalls im Hauptmenü platziert und weiter über die Lupe zu finden. (4)
• Mareon News und Auftragsaktionen stehen über die Glocke (5) und das Aktionsmenü (6) zur Verfügung

 AUFTRAGSDETAILANSICHT:

• Indikator-Icons, wie Auftragsanhang, Nachrichten, neuer Auftragsanhang usw. werden nicht mehr mit Icons sondern textlich (Chips) dargestellt
• Die Tabs Auftrag, Termine, Nachrichten und Dokumente befinden sich jetzt oben. Lediglich die Informationen zu den Personen befinden sich jetzt im Tab ALLGEMEIN unter KONTAKTE
• Auftragsaktionen wie Auftrag annehmen, ablehnen oder weiteres sind weiterhin an der gleichen Stelle zu finden
• Alle Auftragsaktionen werden in einer sinnvollen Reihenfolge durch Buttons dargestellt
• Die Funktionalitäten zum Hochladen von Dokumenten und erstellen des Stundenzettels wurden wesentlich verbessert

Abb. Auftragsaktionen

•  Spezialfunktionen wie die Integration der KIWI -Türöffnung-Funktion wurde ebenfalls optisch deutlich überarbeitet, um dem Benutzer maximalen Komfort zu bieten.

Abb. Auftrag Kiwi Sensoren

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie nicht, sich an unseren Kundensupport zu wenden.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Mareon Team