Bisher war das Univsersalmapping nur für Kreditoren verfügbar, die per Schnittstelle angebunden sind (Elektronisch). Diese Funktion stellen wir nun auch für Kreditoren bereit, für welche Sie Rechnungen per Mail oder Importfunktion in das Rechnungsportal laden (Import).

Im Rahmen dessen wurde im Rechnungsportal die Seite „Partner“ entfernt und durch die neue Seite „Mapping ersetzt:

 

Ziel des Mappings:

Das Ziel des Mappings ist es, Rechnungen auf Basis bestimmter Daten automatisch den richtigen Mandanten, Versorgerverträgen, Aufträgen oder Sachkonten zuzuordnen.

 

Vorgehen zur Einrichtung eines neuen Mappings: 

Die neue Funktionalität auf der "Mapping"-Seite ermöglicht es, pro Kreditor (einschließlich der elektronisch angebundenen sowie jetzt auch neu der Import-Kreditoren) ein Mapping hochzuladen.

  1. Mapping importieren

  2. Auswahl des Übertragungswegs

Überträgt der Rechnungssteller die Rechnungen per Mail, oder laden Sie die Rechnungen selbst im Portal hoch, setzen Sie unter „Rechnungssteller“ den Punkt bei „Import“. Wenn der Rechnungssteller per Schnittstelle an das Rechnungsportal angebunden ist, setzen Sie den Punkt bei „Elektronisch“.

  3. Auswahl des Rechnungsstellers

Im Dropdown-Menü können Sie den Rechnungssteller auswählen, für welchen Sie das Mapping anlegen wollen.

  4. Auswahl des Objektfelds, über welches gemappt werden soll

Ein Objektfeld ist ein vom Rechnungssteller in der Rechnung mitgegebenes Feld.

Mit dem Mapping kann ein Objektfeld zu einem Mandanten, einer ERP-Vertragsnummer (wie z.B. Versorgervertrag oder Auftragsnummer) oder anderen relevanten Angaben wie beispielsweise einem Sachkonto und einer Wirtschaftseinheit im ERP-System zugeordnet werden.

Verfügbare Objektfelder: Abrechnungseinheit, Kassenzeichen, Aktenzeichen, Vertragsnummer, Liegenschaft, Kundennummer, Kontierung, Objekt/Wirtschaftseinheit und können bei Anlage eines neuen Mappings ausgewählt werden.

Optional kann zu jedem Objektfeld eine Musterdatei heruntergeladen werden.

  5. Befüllen des Mappings

Es müssen alle Objektfelder eines Mappings verpflichtend befüllt werden und mindestens ein Ausgangsfeld.

Verfügbare Ausgangsfelder: ERP-Vertragsnummer, Wirtschaftseinheit, Vertragseinheit, Objekt, Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Kontenschlüssel.

Zusätzliche Hinweise:

  •         Die Überschriften der Tabelle dürfen nicht verändert werden.
  •         Pflichtfelder: Objektfeld, Organisationseinheit, ein Ausgangsfeld, Gültig ab
  •         Die verfügbaren Organisationseinheiten können Sie sich mit klick oben rechts im Dialogfeld auf „Organisationseinheiten anzeigen“ lassen
  •         Alle bestehenden Mappings wurden migriert und funktionieren weiterhin.

Mapping Beispiel mit Objektfeld Liegenschaft

 

Wenn eine Rechnung nun mit der Liegenschaft 01/234 und der Leistungsart-ID ABC im Rechnungsportal ankommt, durchsucht die Verarbeitungslogik das hochgeladene Mapping und sucht nach Daten. Existiert ein Eintrag mit der Liegenschaft 01/234 und der passenden Leistungsart-ID ABC, wird in diesem Fall der Mandant 1 vorbelegt, dazu wird die ERP-Vertragsnummer V0001_1 und das Sachkonto 999 an das ERP-System gesendet.

 

Mareon Web APP im neuen Design

Liebe Mareon-Kunden,

wir freuen uns, Ihnen unsere Mareon Web APP ab dem 08.11.2024 mit einer neuen Benutzeroberfläche präsentieren zu können. Diese Anpassungen zielen darauf ab, eine einheitliche und ansprechende Erfahrung für alle Aareon-Produkte zu schaffen.

Was ändert sich?

 ALLGEMEINES:

  • Schriften und Farben: Wir haben neue Schriftarten und Farben eingeführt, um eine konsistente visuelle Identität über die gesamte Aareon Produktpalette zu gewährleisten
  • Die technologische Basis der APP wurde wesentlich überarbeitet und verbessert, dabei bleiben aber die fachlichen Funktionalitäten unverändert und intuitiv erhalten
  • Dies trägt dazu bei, dass Sie sich weiterhin vertraut fühlen und wie gewohnt die Vorteile unserer Plattform nutzen können

 AUFTRAGSÜBERSICHT:

Abb. Übersicht Aufträge

  •  Die Hauptnavigation über die Sidebar wurde zugunsten eines schnelleren Zugriffs entfernt, damit sind jetzt alle Filter auf der Übersichtsliste schneller zu erreichen
  • Alle Filterwerte sind nach Klick auf die Filter-Button über sogenannte „Bottom Sheets“ auswählbar
    • VON: Auswahl der Auftraggeber (1)
    • STATUS: Auftragsstatus (2)
    • LABEL: Auftragslabel (3)

Abb. Filter Auftragsstatus

  •  Auftragsstatus ist farblich unterschiedlich abgesetzt und mit geeigneten Icons bestückt
  • Absprung über die Adresse nach Google-Maps direkt aus der Auftragsübersicht
  • Die Suche nach Aufträgen über die Auftragsnummer, Adresse, Mieter oder Meisterbereich ist jetzt ebenfalls im Hauptmenü platziert und weiter über die Lupe zu finden. (4)
  • Mareon News und Auftragsaktionen stehen über die Glocke (5) und das Aktionsmenü (6) zur Verfügung

 AUFTRAGSDETAILANSICHT:

  • Indikator-Icons, wie Auftragsanhang, Nachrichten, neuer Auftragsanhang usw. werden nicht mehr mit Icons sondern textlich (Chips) dargestellt
  • Die Tabs Auftrag, Termine, Nachrichten und Dokumente befinden sich jetzt oben. Lediglich die Informationen zu den Personen befinden sich jetzt im Tab ALLGEMEIN unter KONTAKTE
  • Auftragsaktionen wie Auftrag annehmen, ablehnen oder weiteres sind weiterhin an der gleichen Stelle zu finden
  • Alle Auftragsaktionen werden in einer sinnvollen Reihenfolge durch Buttons dargestellt
  • Die Funktionalitäten zum Hochladen von Dokumenten und erstellen des Stundenzettels wurden wesentlich verbessert

Abb. Auftragsaktionen

  •  Spezialfunktionen wie die Integration der KIWI -Türöffnung-Funktion wurde ebenfalls optisch deutlich überarbeitet, um dem Benutzer maximalen Komfort zu bieten.

Abb. Auftrag Kiwi Sensoren

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie nicht, sich an unseren Kundensupport zu wenden.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Mareon Team


Neue Funktion für User mit der Rolle SuperUser oder Administrator:

 

Abb.1  Auswertungen > Rechnungen

1. Über den Reiter „Auswertungen / Rechnungen > Rechnungen“ können die Rechnungs-PDFs über einen ausgewählten Zeitraum heruntergeladen werden.
2. Mit der Aktion „Auswertung erstellen“ öffnet sich ein Dialog
3. Auftraggeber: Entweder alle oder einen einzelnen Auftraggeber auswählen
4. Zeitraum: Hier kann ein Zeitraum (Jahr, Quartal oder Monat oder definierter Zeitraum) ausgewählt werden. Ausschlaggebend ist hierbei das Weiterleitungsdatum der Rechnung

Abb.2 Auswertung erstellen


5. Auswertung erstellen: Mit der Aktion wird die Auswertung in Form einer Zip-Datei bereitgestellt.

Bei größeren Dateien werden die Ergebnisse in mehreren Zip-Dateien zur Verfügung gestellt und jeweils mit einer laufenden Nummer im Dateinamen versehen.

Stornierte Rechnungen werden in einer separaten Zip-Datei ausgewiesen.

 

 

Abb.3 Auswertung herunterladen


Diese Zip-Datei wird nach 3 Tagen automatisch gelöscht, kann aber bei Bedarf auch vorzeitig manuell gelöscht werden.

Rechnungs-PDF erfüllt bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen!

Seit dem 24.09.2024 werden die Mareon-Rechnungen im ZUGFeRD 2.2-Format ausgestellt. Diese entsprechen nun vollständig den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes gemäß der Norm EN 16931 und gelten als gültige elektronische Rechnungen. Mit diesem neuen Format ist eine maschinelle Verarbeitung in anderen Software-Systemen möglich.

Beim Öffnen der PDF in Adobe Acrobat Reader wird das beigefügte „factur-x.xml“ Dokument, auch bekannt als X-Rechnung, auf der rechten Seite angezeigt. Es enthält alle Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Der Mareon-Prozess bleibt unverändert; das neue Format erleichtert jedoch die Weitergabe der Rechnungen an Dritte wie Steuerberater oder Prüfer.

Verbesserung der automatischen Rechnungsnummernvergabe

Bei jeder Formatänderung ist eine Prüfung notwendig, um zu verhindern, dass Rechnungsnummern doppelt vergeben werden.

Aus diesem Grund stehen ab sofort unter Einstellungen > Aufträge & Rechnungen > Autom. Rechnungsnummernvergabe eine verbesserte Funktion zur Verfügung:

1. Prüfung der zuletzt vergebenen Rechnungsnummer aus dem gewählten Format

Dabei wird über den kompletten Rechnungsbestand aller Auftraggeber kontrolliert, ob Rechnungen im gewählten Format bereits existieren und wie die darin verwendete letzte Rechnungsnummer lautet. Das Speichern ist nur dann möglich, wenn sichergestellt ist, dass keine Überschneidungen bei den Rechnungsnummern vorkommen.

2. Manuelles Setzen oder Zurücksetzen des aktuellen Zählerstandes

Somit wird mehr Flexibilität und Transparenz bei der Nutzung der automatischen Rechnungsnummernvergabe geboten und damit auch der Einstieg im laufenden Monat, bzw. Jahr.

 

Abb. Einstellungen Automatische Rechnungsnummernvergabe