Rechnungspositionen aus einer Excel-Datei in den Rechnungseditor hoch- und herunterladen 

Ab sofort können Rechnungspositionen auch aus einer Excel-Datei in den Rechnungseditor hoch- und heruntergeladen werden. Damit ist auch ein Rechnungspositionsexport aus einer eigenen Software möglich.

Aus jeder Rechnung können die Rechnungspositionen nun heruntergeladen werden, z.B. um diese für weitere Rechnungsstellungen via Excel Upload nutzen zu können. Dies gilt auch für bereits gestellte Rechnungen.

Abb. Excel Download

Für den Excel-Import von Rechnungspositionen sind folgende Spaltenüberschriften erlaubt:

• Katalog
• Schlüssel
• Kurztext
• Beschreibung
• Einheit
• Einzelpreis
• Menge
• Lohnkosten

Alternativ erlaubte Spaltenbezeichnungen finden Sie am Ende des Artikels.

Eine entsprechende Vorlage kann durch Download aus einer bestehenden Rechnung übernommen werden.

• Die Spalten können in einer beliebigen Reihenfolge angeordnet sein, die Erkennung erfolgt anhand der Spaltenüberschriften.
• Groß-/Kleinschreibung der Spaltenüberschriften spielt keine Rolle
• Bei der Verwendung von Einheitspreisabkommen genügt die Angabe von Schlüssel und Menge um alle anderen Angaben automatisch zu ermitteln.
• Positionsnummer und Positionssumme werden erst nach dem Import in Mareon ermittelt.
• Mögliche Rabatte und Lohnkostenbeträge werden bei Hinterlegung im Rechnungseditor berücksichtigt.
• Eine Lohnposition kann alternativ auch mit x, wahr, true, ja oder yes markiert werden, dann gelten 100%.
• Werden Lohnkosten angegeben, dann wird die vorkonfigurierte Lohnkategorie aktiviert, falls nicht schon aktiv.

Abb. Excel Upload

Abb. Excelliste für Standard-Rechnung

Abb. Excelliste für EPA-Rechnung

Beim Import werden die Formate geprüft und bei Fehleingaben entsprechende Meldungen zurückgegeben.

Es gibt einige wenige Konstellationen, für die ein Excel-Import nicht zulässig ist, wie z.B. Rechnungen, die nur vorgegebene Auftragspositionen zulassen.

Weitere Details zu dem Import und Spalten:

Für Standardaufträge sind somit folgende Spalten Pflicht:

• Kurztext
• Einzelpreis
• Menge

Für EPA-Aufträge inkl. freie Positionen sind Pflicht:

• Katalog
• Schlüssel
• Kurztext (nur bei freien Positionen)
• Einzelpreis
• Menge

Textbausteine im Auftragsfeld Notizen

Vorlagen erleichtern an vielen Stellen die Arbeitsweise, darum können nun auch wiederkehrende Informationen in den Auftragsnotizen über hinterlegte Textbausteine erstellt werden.

Textbausteine hierzu einfach direkt aus einem beliebigen Auftrag anlegen und später in einem Auftrag auswählen und einsetzen.

Textbausteine ein- oder ausblenden

Mit Klick auf können Textbausteine angelegt oder verwendet werden.

Abb. Textbausteine einblenden

Hinzufügen von Textbausteinen

Abb. Textbausteine definieren

Um Textbausteine anzulegen, können für ein Unternehmen mit  bis zu 5 Textbausteine definiert und dann Auftraggeber übergreifend eingesetzt werden. Ein Textbaustein besteht aus einem Namen (max. 15 Zeichen) und einem beliebigen Text (max. 350 Zeichen).

Im linken Feld einen Namen und im rechten Feld den Text des Textbausteins vergeben und mit „+“ der Liste hinzufügen und speichern.

Abb. Textbausteine für Auftragsnotizen

Textbausteine können jederzeit geändert oder komplett gelöscht werden. Dies hat keine Auswirkung auf bereits im Auftrag verwendete Texte.

Abb. Anlage Textbausteine für Auftragsnotizen

Verwenden von Textbausteinen

Über die Auswahl des Bausteinnamens können ein oder mehrere Textbausteine verwendet und mit bestehenden Texten kombiniert werden.

Dafür den Cursor an die gewünschte Stelle setzen, an die der Text eingefügt werden soll und somit auch bestehende Texte ergänzen.

Abb. Textbausteine verwenden

Umzug der "Spalten", "Labels" und "Einstellungen" innerhalb der Toolbar bei "Aufträge & Rechnungen".

Die Konfigurationen "Spalten", "Labels" und "Einstellungen" sind innerhalb der Toolbar in die "Listenkonfiguration" umgezogen.

Zusätzlich sind die "Meisterbereiche" und "Zuständigkeiten" (aus den "Einstellungen > Unternehmen") in die "Listenkonfiguration" aufgenommen worden und werden hier verwaltet.

Hier können unternehmensübergreifend Meisterbereiche und Zuständigkeiten angelegt werden, um sie dann Aufträgen zuzuordnen, wenn die Spalten "Meisterbereiche" oder "Zuständigkeiten" entsprechend in der Spaltenkonfiguration aktiviert wurden.

Der Vorteil ist, dass die Zuordnung von Meisterbereiche und Zuständigkeiten zum Auftrag direkt in der jeweiligen Zeile der Auftragsübersicht erfolgen kann, ohne dass zuvor die Auftragsdetailansicht geöffnet werden muss.

Selbstverständlich ist dies auch weiterhin aus dem Auftrag heraus möglich.

Manuelle Archivierung nicht abgeschlossener Vorgänge möglich

Bislang war sowohl die manuelle als auch die automatische Archivierung von nicht abgeschlossenen Vorgängen auf abgelehnte oder stornierte Aufträge, sowie Rechnungen im Status "Bezahlt" beschränkt.

Diese Kriterien wurden dahingehend geändert, dass nun sämtliche Vorgänge, mit Ausnahme von Aufträgen im Status "Erteilt" oder "Gesehen", manuell aus der Übersicht heraus archiviert werden können.

Dies ermöglicht es dem Benutzer, Vorgänge, die nicht mehr weiter bearbeitet werden können oder sollen, und den bislang geltenden Archivierungskriterien nicht entsprachen, ab sofort zu archivieren und somit die Übersicht der "Aufträge & Rechnungen" aufzuräumen und übersichtlicher zu gestalten.