Bisher war das Univsersalmapping nur für Kreditoren verfügbar, die per Schnittstelle angebunden sind (Elektronisch). Diese Funktion stellen wir nun auch für Kreditoren bereit, für welche Sie Rechnungen per Mail oder Importfunktion in das Rechnungsportal laden (Import).
Im Rahmen dessen wurde im Rechnungsportal die Seite „Partner“ entfernt und durch die neue Seite „Mapping ersetzt:
Ziel des Mappings:
Das Ziel des Mappings ist es, Rechnungen auf Basis bestimmter Daten automatisch den richtigen Mandanten, Versorgerverträgen, Aufträgen oder Sachkonten zuzuordnen.
Vorgehen zur Einrichtung eines neuen Mappings:
Die neue Funktionalität auf der "Mapping"-Seite ermöglicht es, pro Kreditor (einschließlich der elektronisch angebundenen sowie jetzt auch neu der Import-Kreditoren) ein Mapping hochzuladen.
1. Mapping importieren
2. Auswahl des Übertragungswegs
Überträgt der Rechnungssteller die Rechnungen per Mail, oder laden Sie die Rechnungen selbst im Portal hoch, setzen Sie unter „Rechnungssteller“ den Punkt bei „Import“. Wenn der Rechnungssteller per Schnittstelle an das Rechnungsportal angebunden ist, setzen Sie den Punkt bei „Elektronisch“.
3. Auswahl des Rechnungsstellers
Im Dropdown-Menü können Sie den Rechnungssteller auswählen, für welchen Sie das Mapping anlegen wollen.
4. Auswahl des Objektfelds, über welches gemappt werden soll
Ein Objektfeld ist ein vom Rechnungssteller in der Rechnung mitgegebenes Feld.
Mit dem Mapping kann ein Objektfeld zu einem Mandanten, einer ERP-Vertragsnummer (wie z.B. Versorgervertrag oder Auftragsnummer) oder anderen relevanten Angaben wie beispielsweise einem Sachkonto und einer Wirtschaftseinheit im ERP-System zugeordnet werden.
Verfügbare Objektfelder: Abrechnungseinheit, Kassenzeichen, Aktenzeichen, Vertragsnummer, Liegenschaft, Kundennummer, Kontierung, Objekt/Wirtschaftseinheit und können bei Anlage eines neuen Mappings ausgewählt werden.
Optional kann zu jedem Objektfeld eine Musterdatei heruntergeladen werden.
5. Befüllen des Mappings
Es müssen alle Objektfelder eines Mappings verpflichtend befüllt werden und mindestens ein Ausgangsfeld.
Verfügbare Ausgangsfelder: ERP-Vertragsnummer, Wirtschaftseinheit, Vertragseinheit, Objekt, Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Kontenschlüssel.
Zusätzliche Hinweise:
- Die Überschriften der Tabelle dürfen nicht verändert werden.
- Pflichtfelder: Objektfeld, Organisationseinheit, ein Ausgangsfeld, Gültig ab
- Die verfügbaren Organisationseinheiten können Sie sich mit klick oben rechts im Dialogfeld auf „Organisationseinheiten anzeigen“ lassen
- Alle bestehenden Mappings wurden migriert und funktionieren weiterhin.
Mapping Beispiel mit Objektfeld Liegenschaft
Wenn eine Rechnung nun mit der Liegenschaft 01/234 und der Leistungsart-ID ABC im Rechnungsportal ankommt, durchsucht die Verarbeitungslogik das hochgeladene Mapping und sucht nach Daten. Existiert ein Eintrag mit der Liegenschaft 01/234 und der passenden Leistungsart-ID ABC, wird in diesem Fall der Mandant 1 vorbelegt, dazu wird die ERP-Vertragsnummer V0001_1 und das Sachkonto 999 an das ERP-System gesendet.