Rechnungspositionen aus einer Excel-Datei in den Rechnungseditor hoch- und herunterladen 

Ab sofort können Rechnungspositionen auch aus einer Excel-Datei in den Rechnungseditor hoch- und heruntergeladen werden. Damit ist auch ein Rechnungspositionsexport aus einer eigenen Software möglich.

Aus jeder Rechnung können die Rechnungspositionen nun heruntergeladen werden, z.B. um diese für weitere Rechnungsstellungen via Excel Upload nutzen zu können. Dies gilt auch für bereits gestellte Rechnungen.

 

Abb. Excel Download

Für den Excel-Import von Rechnungspositionen sind folgende Spaltenüberschriften erlaubt:

  • Katalog
  • Schlüssel
  • Kurztext
  • Beschreibung
  • Einheit
  • Einzelpreis
  • Menge
  • Lohnkosten

Alternativ erlaubte Spaltenbezeichnungen finden Sie am Ende des Artikels.

Eine entsprechende Vorlage kann durch Download aus einer bestehenden Rechnung übernommen werden.

  • Die Spalten können in einer beliebigen Reihenfolge angeordnet sein, die Erkennung erfolgt anhand der Spaltenüberschriften.
  • Groß-/Kleinschreibung der Spaltenüberschriften spielt keine Rolle
  • Bei der Verwendung von Einheitspreisabkommen genügt die Angabe von Schlüssel und Menge um alle anderen Angaben automatisch zu ermitteln.
  • Positionsnummer und Positionssumme werden erst nach dem Import in Mareon ermittelt.
  • Mögliche Rabatte und Lohnkostenbeträge werden bei Hinterlegung im Rechnungseditor berücksichtigt.
  • Eine Lohnposition kann alternativ auch mit x, wahr, true, ja oder yes markiert werden, dann gelten 100%.
  • Werden Lohnkosten angegeben, dann wird die vorkonfigurierte Lohnkategorie aktiviert, falls nicht schon aktiv.

 

Abb. Excel Upload

Abb. Excelliste für Standard-Rechnung

 

Abb. Excelliste für EPA-Rechnung

Beim Import werden die Formate geprüft und bei Fehleingaben entsprechende Meldungen zurückgegeben.

Es gibt einige wenige Konstellationen, für die ein Excel-Import nicht zulässig ist, wie z.B. Rechnungen, die nur vorgegebene Auftragspositionen zulassen.

Weitere Details zu dem Import und Spalten:

Für Standardaufträge sind somit folgende Spalten Pflicht:

  • Kurztext
  • Einzelpreis
  • Menge

Für EPA-Aufträge inkl. freie Positionen sind Pflicht:

  • Katalog
  • Schlüssel
  • Kurztext (nur bei freien Positionen)
  • Einzelpreis
  • Menge