Man unterscheidet zwei Arten der Archivierung: die manuelle und die automatische Archivierung.

Automatische Archivierung

Hierbei startet jede Nacht ein automatischer Prozeß, der archivierbare Aufträge und Rechungen ins Archiv verschiebt.

Unter dem Reiter "Aufträge & Rechnungen" finden Sie den Menüpunkt "Einstellungen", wo Sie u. a. die Möglichkeit haben, eine Archivierungsfrist festzulegen.

Eine Angabe der Frist, innerhalb derer Ihre Aufträge und Rechnungen archiviert werden sollen, ist zwingend erforderlich. Sie können zwischen 1-99 Tage auswählen. Standardmäßig sind 14 Tage vorbelegt. Bitte beachten Sie hier, dass nur Aufträge und Rechnungen archiviert werden, die unten genannte Bedingungen erfüllen.

Manuelle Archivierung

Sie können Ihre Aufträge und Rechnungen bzw. Leistungsnachweise auch manuell archivieren – unabhängig von der eingestellten Archivierungsfrist. Um die manuelle Archivierung durchzuführen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Markieren Sie in der Auftragsliste die betreffenden Aufträge in der Mitte der Liste mit einem Häkchen.
• Klicken Sie in der oberen Aktionsleiste unter Aufträge auf "Archivieren".

Nach der Archivierung sind alle Aufträge und die zugehörigen Rechnungen, die die Bedingungen für eine Archivierung erfüllen, ins Archiv verschoben und können nun nur noch dort abgerufen werden. Um das Archiv zu öffnen, klicken Sie bitte in der oberen Menüleiste auf "Aufträge und Rechnungen" und anschließend auf "Archiv".

Sollte die Archivierung fehlgeschlagen sein, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung:

Voraussetzungen zur Archivierung

• Der Auftrag hat entweder den Status erledigt und alle Rechnungen/Leistungsnachweise haben den Status bezahlt oder der Auftrag wurde storniert bzw. abgelehnt.
• Es muss eine - ebenfalls bezahlte - Schlussrechnung vorliegen.
• Eine eventuell stornierte Rechnung muss "korrigiert" worden sein, es muss also eine Ersatzrechnung vorliegen. Auch die Ersatzrechnung muss bezahlt sein.
• Wenn der Auftrag nicht mit einer Rechnung abgeschlossen werden soll, muss der Auftrag vom Wohnungsunternehmen storniert werden.