Mareon vereinheitlicht mit SSL die Sicherheit für den Datenaustausch

In Sachen Sicherheit hat Mareon von Anfang an Zeichen gesetzt. Der hohe Standard, den das Portal bietet, ist indes auch eine Verpflichtung. Er muss regelmäßig weitergeschrieben werden - auch und gerade bei der Anbindung von Partnersystemen. Über die Webservices sind heute Dutzende Softwarelösungen von Handwerksbetrieben direkt mit Mareon verbunden und tauschen laufend Daten mit dem Service-Portal aus.

Um diesen Datenaustausch noch sicherer zu machen und auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen, macht Mareon mit dem neuen Release eine SSL-Verschlüsselung übermittelter Daten zur Pflicht. SSL hat sich als Standard-Sicherheitsprotokoll im weltweiten Datenaustausch etabliert.

Für die Anwender ändert sich dabei gar nichts. Sie arbeiten weiter wie bisher. Ihre Daten werden aber nun ausschließlich SSL-verschlüsselt übermittelt. Die entsprechenden Vorkehrungen muss der Entwickler der Handwerkersoftware treffen.

Das sollte indes kein Problem sein. Alle Anbieter und Hersteller von Handwerkersoftware hat Mareon früh informiert, sodass Entwickler mehr als genug Zeit hatten, ihre Schnittstelle anzupassen. Handwerksbetriebe können also genauso weiterarbeiten wie bisher, profitieren aber - wie auch ihre Auftraggeber - von einer einheitlichen Datensicherheit auf höchstem Niveau.

Neue Anwender stärken die Verbreitung des Standards  

Unternehmen im ganzen Land und zahllose Handwerksbetriebe, die mit ihnen zusammenarbeiten, haben sich seit dem letzten Newsletter wieder für Mareon entschieden. Manche von ihnen arbeiten zum ersten Mal mit Mareon, andere sind "alte Hasen", die das Spektrum der Nutzung erweitert haben - um noch umfassender die Möglichkeiten auszuschöpfen, die Mareon bietet. Ihnen allen gilt unser herzliches Dankeschön und ein ebenso herzliches Willkommen!

Handwerkeranbindung

Eisenhüttenstädter Wohnungsbaugenossenschaft eG

Die Voerder - Baugenossenschaft Ennepetal-Voerde eG

Wohnungsbaugesellschaft Zittau mbH

Beamten-Wohnungs-Verein zu Berlin eG

Baugenossenschaft Arlinger eG

Mühlheimer Wohnungsbau GmbH

Hermes Hausverwaltung AG, Berlin

TREUREAL GmbH, Mannheim

Wohnungsbaugenossenschaft Halberstadt

Siedlungsgesellschaft Cuxhaven AG

Altonaer Spar- und Bauverein eG, Hamburg

WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH

Ulmer Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH

VLW - Vereinigte Leipziger Wohnungsgenossenschaft eG

Gemeinnütziger Bauverein Neustadt a. Rbge. eG

Digitale Signatur

Antoniter Siedlungsgesellschaft mbH im Ev. Kirchenverband Köln und Region

Sächsische Wohnungsgenossenschaft Dresden eG

Mitarbeiter haben wieder Zugriff auf die Datenverwaltung der Exposé-Schnittstelle

Klare Verantwortlichkeiten sind unverzichtbar. Deshalb war der Zugriff auf die Mareon-Datenverwaltung bislang dem SuperUser vorbehalten. Das war und ist auch richtig so. Allerdings haben sich viele Anwender gewünscht, dass auch andere Mitarbeiter wieder die Chance erhalten, das Datenpaket mit lokal vorgehaltenen Bilddateien zu ergänzen. Das entlastet den SuperUser.

Mit dem aktuellen Release erfüllt Mareon diesen Wunsch. Die Datenstruktur, die nach wie vor der SuperUser herunterlädt, können andere nun auf dem lokalen Rechner wie einen Datenschrank mit Inhalt befüllen. Fotos, Ansichten, Grundrisse lassen sich so anfügen.

Anschließend kann der Mitarbeiter den Mapper noch einmal anstoßen und so das Datenpaket aktualisieren. Unter den Aktionen im Mapping steht dem Mitarbeiter nur die Option offen, auf den grünen Pfeil zu klicken. Alle anderen Aktionen bleiben dem SuperUser vorbehalten. Die entsprechenden Icons werden deshalb auch nur in Grau dargestellt.

Abb. Zugang Exposé-Schnittstelle für Mitarbeiter

Anhänge lassen sich nun auch einzelnen Teilrechnungen zuordnen

Wird ein Auftrag in mehreren Schritten abgerechnet, ergibt sich eine Serie aus oft mehreren Teilrechnungen und einer Schlussrechnung. Mit dem neuen Release können Anwender Anhänge nun gezielt einer einzelnen (Teil-) Rechnung zuweisen.

Das ist hilfreich, wenn zum Beispiel ein Handwerksunternehmen der Schlussrechnung alle externen Dokumente beifügen will, damit der Kunde alle Informationen auf einen Blick hat, oder ein bestimmtes Aufmaß der richtigen Teilrechnung zuzuordnen ist.

Die Neuerung erlaubt es, so differenziert zu arbeiten - und sorgt auch in Sachen Übersicht für ein deutliches Plus.

Um Anhänge gezielt zuzuordnen, müssen Anwender nur die entsprechende Rechnung öffnen und die Anhangsdateien hochladen - fertig. Der Anhang wird dann direkt bei der richtigen Rechnung angezeigt und nicht mehr als Anhang der gesamten Serie.

In gleicher Weise zeigt Mareon nun dasjenige Rechnungs-PDF an, das eigentlich zur Rechnung gehört. (Bislang waren immer auch die PDFs der anderen Teilrechnung zu sehen.)

Wichtig für Mitarbeiter von Wohnungsunternehmen, die Mareon im Verbund mit ihrem ERP-System von Aareon nutzen: Diese gezielte und differenzierte Sicht ist natürlich auch beim direkten Zugriff aus dem ERP-System heraus möglich.

Neue Icons zeigen geänderte Auftragswerte und Anhänge zu Auftrag oder Rechnung

Ein Blick auf die Auftragsliste genügt, und schon weiß man, ob und wo sich ein Auftragswert geändert hat.

In der Liste sehen Handwerker künftig ein kleines grünes Symbol.

Dieses Merkzeichen taucht auf, wo immer der Auftraggeber einen Auftragswert geändert hat. Es verschwindet von selbst, sobald der Handwerker den Auftrag in der Detailansicht öffnet.

Auf ähnliche Weise markieren vier andere Icons, ob bei Aufträgen und Rechnungen Anhänge zu beachten sind:

Die Büroklammer zeigt, dass es einen Anhang gibt.

Dieses Symbol besagt, dass es sich um einen Faxanhang handelt.

Hat die Klammer ein Sternchen, heißt das: Der Anhang ist neu

Und auch hier gibt es ein spezielles Zeichen für Faxanhänge

Ähnlich wie die grünen Pfeile verschwindet auch das Sternchen automatisch, sobald der Handwerksbetrieb die Detailansicht aufgerufen hat. Beim Wohnungsunternehmen gilt dasselbe für die Detailansicht einer Rechnung. Einmal aufgerufen, zeigt der fehlende Stern: Das hat schon jemand angeschaut.

Übrigens: Die Büroklammer zeigt bei mehrteiligen Rechnungsvorgängen immer nur dort den Anhang, wo er tatsächlich auch zugeordnet ist. Im neuen Release lässt sich ein Anhang nämlich ganz gezielt anfügen. An die zweite Abschlagsrechnung, an die Schlussrechnung oder wo auch immer er hingehört. Nur dort taucht das Icon dann auf. Einzig Faxanhänge bleiben weiterhin in allen Teilrechnungen eines Auftragsvorgangs sichtbar.

Abb. Neue Icons markieren Anhänge und Auftragswertänderungen

Lohnkostenanteile nach EStG schon im Leistungskatalog festlegen

Wer Handwerker beauftragt, zahlt weniger Steuern - so will es §35a des Einkommenssteuergesetzes. Der an sich löbliche Paragraph, mit dem der Gesetzgeber vor allem der Schwarzarbeit Boden entziehen will, brachte aber erst einmal mehr Arbeit für die, die eigentlich profitieren sollten: die Handwerker. Sie müssen Arbeitskosten und Material in allen Rechnungen getrennt ausweisen, die nach §35a abzurechnen sind.

Mareon macht es jetzt einfacher, Arbeitskosten und Material sauber und ohne großen Aufwand auseinanderzudividieren. Für immer wiederkehrende Leistungen braucht man nur noch einmal zu rechnen - und hinterlegt dann den Lohnkostenanteil direkt im Leistungskatalog. Jede Mareon-Rechnung, die auf Positionen des Leistungskatalogs zurückgreift, übernimmt so automatisch das richtige Verhältnis und weist ohne weiteres Zutun den korrekten Lohnkostenanteil aus.

Die Angaben stehen selbstverständlich auch in Import- und Exportdateien des Leistungskatalogs zur Verfügung. Man braucht sie also nur einmal einzugeben - und kann sie dann ohne Weiteres auch auf andere Auftraggeber übertragen.

Abb. Lohnkostenanteile im Leistungskatalog

Handwerker können in der Rechnung einen Ansprechpartner nennen

Handwerksbetriebe, die mit Mareon arbeiten, können es ihren Kunden ab dem Release November 2009 leichter machen, bei Fragen zur Rechnung gleich den Richtigen anzusprechen. In den Einstellungen können sie nun Name und Rufnummer desjenigen hinterlegen, der sich im Betrieb um Rechnungen und Buchhaltung kümmert.

Dieser Name wird (samt eventuell hinterlegter Telefonnummer oder Durchwahl) in das Rechnungs-PDF übernommen. So sieht der Sachbearbeiter beim Auftraggeber auf einen Blick, an wen er sich wenden muss, wenn er eine Frage hat. Das hilft beiden Seiten: Handwerker werden nicht mehr durch Anrufe bei der praktischen Arbeit vor Ort unterbrochen. Der Auftraggeber hingegen erspart sich zeitraubendes Hinterhertelefonieren - und kann sich gleich an den richtigen Ansprechpartner wenden.